¿Hasta cuándo debo conservar la documentación de mi empresa? Se trata de una pregunta que tarde o temprano siempre nos surge cuando desarrollamos una actividad económica y que además se va repitiendo conforme pasan por nuestras manos todo tipo de documentos distintos con el fin de justificar las operaciones realizadas.
Libros, facturas, contratos… tanto si se trata de documentos recibidos como de los entregados, los debemos conservar principalmente por dos posibles motivos: porque la normativa reguladora así lo obligue con carácter imperativo o porque puedan ser exigidos en el futuro, normalmente por la propia Administración pública en sus funciones de comprobación e inspección.
En este sentido el primer plazo a tener en cuenta lo marca el artículo 30 del Código de Comercio:
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Teniendo en cuenta que este artículo corresponde al Título III sobre la Contabilidad de los empresarios, podríamos rebatir si ese plazo se refiere sólo a la documentación contable (Libro Diario, Inventario y Cuentas Anuales, Actas…) pero es evidente que la contabilidad por si sola no justifica debidamente la realidad de las operaciones realizadas.
Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación correspondiente al mismo debe guardarse durante los siguientes seis años, ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil, salvo que otra norma exija un plazo mayor.
Plazos de prescripción
Muchos se centran nada más que en los plazos de prescripción, sobre todo en materia tributaria, a la hora de establecer un calendario de conservación de la documentación de la empresa. En la siguiente tabla puede ver cuando prescriben las distintas obligaciones de forma general:
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Materia |
Prescripción |
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Contable y mercantil. Conservación |
6 años |
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Fiscal. Liquidar o exigier el pago de deudas tributarias |
4 años |
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Fiscal. Comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación |
10 años |
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Laboral. Infracciones |
3 años |
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Seguridad Dosical. Infracciones |
4 años |
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Prevención de Riesgos Laborales. Infracciones |
5 años |
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Delitos contra la Hacienda Públicay la Seguridad Social. |
10 años |
Estos plazos de prescripción empezarían a contar desde el último día del plazo voluntario para la presentación de la liquidación o declaración correspondiente, en el caso de las infracciones fiscales y desde el mismo momento de cometerse la infracción en el resto de supuestos.
Según normativa tributaria
Por regla general, la Ley General Tributaria marca un plazo de cuatro años para guardar los archivos.
Tenga en cuenta además que, la prescripción del derecho a liquidar fijada en cuatro años no afecta al derecho de investigación (artículo 66.bis LGT). Salvo en los supuestos de créditos fiscales, se consagra la imprescriptibilidad del derecho de comprobación de la Administración referido a períodos ya prescritos, cuando los mismos tengan eficacia en ejercicios no prescritos (artículo 115 LGT).
Por ejemplo, si un bien se amortiza en 15 años, deberá conservar su factura de compra no durante cuatro años, sino hasta los cuatro años siguientes al último periodo en que se aplicó la amortización, es decir, durante 19 años.
Igualmente, con las modificaciones introducidas en 2015, el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones es de 10 años desde la presentación de la declaración en que se generaron. Esto es, para los ejercicios en que se disfrutaron de tales incentivos, el plazo de prescripción no es de cuatro sino de diez años, salvo que el último ejercicio de aplicación ya haya prescrito. Lo mismo sucede con las pérdidas fiscales, cuyo plazo comenzaría a contar desde que la empresa haya compensado dichos créditos fiscales.
Según el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social.
El plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral es de tres años, mientras que las relacionadas con la seguridad social prescriben a los cinco años. (art. 4 RDl 5/2000)
La documentación a conservar se circunscribe en materia de filiación a bajas, justificantes de pagos salariales, contratos de trabajo o registros de jornada laboral. Este último tras la reforma del art. 34 del Estatuto de los Trabajadores introducida con efectos desde el 12 de mayo de 2019 por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
“El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años”.
Según el Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
La obligación genérica de conservación se establece durante un plazo de diez años
En su artículo 18 explica que en las operaciones de compraventa minorista las personas que comercien profesionalmente con joyas, piedras o metales preciosos y las personas que comercien profesionalmente con objetos de arte o antigüedades) procederán a la identificación formal del cliente ya la conservación de la documentación
Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
Antes de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) los documentos, que contenían datos personales de clientes, trabajadores o proveedores, no tenían un plazo de destrucción estipulado, pero a partir de su aprobación se obliga a las empresas a establecer una fecha a partir de la cual estos documentos deben ser eliminados de forma segura.
No se indica un plazo de conservación de forma expresa, sino que, los datos deberán ser cancelados si la finalidad con la que fueron recogidos se ha cumplido y no pesa ninguna obligación pendiente para el afectado.
Y, finalmente, si ha sido beneficiario de alguna ayuda o subvención no olvide que deberá conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluidos los documentos electrónicos.
Si la subvención se financia con participación de fondos europeos, el plazo es de tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas en las que estén incluidos los gastos de la operación
Una buena manera de asegurarse que se cumple con los plazos es determinar la senda financiera (período de tiempo en el que se mueven los fondos europeos) a la que corresponden los fondos recibidos.
Sin embargo quedarnos simplemente con estos plazos sería muy descabellado, teniendo que adecuarnos a las distintas operaciones y sobre todo a las obligaciones que puedan surgir como consecuencia de los mismos. A este respecto, como ejemplos de documentación que tendremos que conservar durante más tiempo podemos observar:
- Sobre préstamos: hasta que sean devueltos.
- Del inmovilizado: hasta que sea amortizado y/o vendido.
- Relativa a bienes de inversión: hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (5 años de forma general, 10 años para terrenos y edificaciones).
- Correspondiente a ejercicios en los que se haya generado una base imponible negativa: hasta cuatro años después de su compensación.
- Además, si el plazo de prescripción de cualquier tipo de obligación es inferior al establecido con carácter general para la obligación de conservación es recomendable seguir manteniendo la documentación al menos hasta llegar a los seis años antes mencionados.
Por último, no debemos olvidar la Ley 10/2010, de 28 de abril, la cual establece en su artículo 25 que los sujetos obligados a la misma deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de sus obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, concretamente copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida y original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.
La documentación a conservar debe ser original. Las copias no tendrán validez legal en caso de ser requeridas por la Administración. En cuanto a la forma de mantenimiento, los archivos pueden guardarse tanto en papel como en formato electrónico. El único requerimiento es que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Además, la Administración debe poder acceder a ellos de forma rápida, sin que se produzca ningún retraso desde que se solicita.
