La forma más característica de iniciar una Inspección de Trabajo es, sin lugar a dudas, mediante la visita del Inspector al centro o lugar de trabajo, sin necesidad de aviso previo de ningún tipo.
Si esto ocurre debemos saber que el Inspector de Trabajo y Seguridad Social, o el Subinspector Laboral, pueden personarse en el centro de trabajo de dos formas distintas:
- Identificándose en su condición de funcionario de la Inspección de trabajo.
- De incógnito, es decir, haciéndose pasar por un cliente, por ejemplo, si considera que dicha identificación puede perjudicar el éxito de la inspección.
Si decide identificarse debe hacerlo documentalmente, mediante la acreditación oficial expedida por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y debe comunicar su presencia al empresario, a su representante o a la persona inspeccionada.
Y si decide iniciar la visita de incógnito, debe identificarse posteriormente si desea acceder a las dependencias de la empresa, pedir documentación o identificar a los presentes en el centro de trabajo; porque si no se identifica, no podrá hacer uso de las facultades que le atribuye la Ley, es decir, no puede realizar la inspección ni el inspeccionado está obligado a atenderlo.
¿Y cuáles son los centros y lugares de trabajo que puede inspeccionar?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social ejercerá su actuación en:
Las empresas, los centros de trabajo y, en general, los lugares en que se ejecute la prestación laboral, aun cuando estén directamente regidos o gestionados por las Administraciones Públicas o por entidades de Derecho público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de cualesquiera de ellas.
Los vehículos y los medios de transporte en general, en los que se preste trabajo, incluidos los trenes, los aviones y aeronaves civiles, así como las instalaciones y explotaciones auxiliares o complementarias en tierra para el servicio de aquéllos.
Los buques de pabellón español de la marina mercante y los buques de pabellón español de pesca, que se hallen en puertos del territorio español o en aguas en las que España ejerza soberanía o jurisdicción, así como las instalaciones y explotaciones auxiliares o complementarias para el servicio de estos que se hallen en tierra y en territorio español.
Los puertos, aeropuertos, vehículos y puntos de salida, escala y destino, en lo relativo a los viajes de emigración e inmigración interior.
Las entidades y empresas colaboradoras en la gestión de la Seguridad Social.
Las entidades públicas o privadas que colaboren con las distintas Administraciones Públicas en materia de protección y promoción social.
Las sociedades cooperativas en relación a su constitución y funcionamiento y al cumplimiento de las normas del orden social en relación a sus socios trabajadores o socios de trabajo, y a las sociedades laborales en cuanto a su calificación como tales, sin perjuicio de lo que establezca la legislación aplicable a la materia.
¿Podemos impedir la entrada al Inspector?
Por Ley, el Inspector o Subinspector de Trabajo, al igual que los inspectores de Hacienda, puede entrar libremente, en cualquier momento y sin previo aviso, en el centro de trabajo, establecimiento o lugar sujeto a inspección y puede permanecer en el mismo.
Sin embargo, existe una excepción, si el centro de trabajo sometido a inspección coincide con el domicilio de una persona física, el inspector debe obtener su expreso consentimiento y, en caso de que no sea así, obtener la oportuna autorización judicial, pues así lo exige el Artículo 18.2 de la Constitución, que se refiere a la inviolabilidad del domicilio.
Debe tenerse en cuenta que las actuaciones inspectoras podrán realizarse por uno o por varios funcionarios y podrán extenderse durante el tiempo que resulte necesario.
¿Qué ocurre si lo negamos la entrada al inspector o subinspector?
La Ley, para garantizar que los inspectores puedan cumplir con la función de control que tienen encomendada, regula infracciones por obstrucción, que se contemplan en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
Se considerarán obstrucciones a la labor inspectora las acciones u omisiones que perturben, retrasen o impidan el ejercicio de las funciones de vigilancia del cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y convenios colectivos que se encomiendan a los Inspectores y Subinspectores de Trabajo y Seguridad Social.
La regulación legal se encuentra en el Artículo 50 del Real Decreto Legislativo 5/2000, que señala que las infracciones por obstrucción a la labor inspectora se califican como leves, graves y muy graves, en atención a la naturaleza del deber de colaboración infringido y de la entidad y consecuencias de la acción u omisión obstructora sobre la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Y, conforme al Artículo 40 del Real Decreto Legislativo 5/2000, están infracciones se sancionarán con cuantías que van desde 70 euros en el grado mínimo de la infracción leve, hasta 225.018 euros, en el grado máximo de la infracción muy grave.
Por tanto, si se le impide la entrada o permanencia en el centro de trabajo a los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y de los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social, estos pueden levantar un acta de infracción por obstrucción, que puede dar lugar a la imposición de multas de entre 7.501 y 225.018 euros.
No debemos olvidar que la Ley atribuye a los Inspectores la condición de Autoridad Pública y a los Subinspectores la de Agentes de la Autoridad.
Igualmente, si la visita ha sido previamente concertada o acordada con el Inspector, la ausencia injustificada del inspeccionado también puede ser considerada como obstrucción a la labor inspectora.
¿Y qué puede hacer el Inspector una vez que ha entrado en el centro de trabajo y se ha identificado?
El Inspector o Subinspector puede pedir que durante la visita de inspección lo acompañe el empresario o su representante; o también los trabajadores, sus representantes y los peritos y técnicos de la empresa; e incluso peritos o expertos pertenecientes a la Administración u otros habilitados oficialmente.
Y con ocasión de sus visitas a los lugares de trabajo, los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social solicitarán la presencia de los representantes de los trabajadores cuando legalmente proceda, conforme a la normativa de prevención de riesgos laborales, o cuando así lo aconseje la índole de la actuación a realizar.
El Inspector o Subinspector también puede durante la visita exigir la identificación, o razón de su presencia, de las personas que se encuentren en el centro de trabajo inspeccionado y también puede requerir información, sólo o ante testigos, al empresario o al personal de la empresa sobre cualquier asunto objeto de la inspección.
Es habitual, de hecho, que el funcionario de la ITSS interrogue al empresario y a los trabajadores sobre, por ejemplo, los horarios, la jornada, las condiciones de trabajo… Las declaraciones de los trabajadores y del empresario no están amparadas por la presunción de veracidad de la que goza por Ley el inspector; por ello, aunque se registren en el acta, no se tendrán directamente por ciertas y podrán ser discutidas.
En este caso debe tenerse claro que la responsabilidad, y las consecuencias, respecto a la no identificación documental de las personas que se encuentren en el centro de trabajo inspeccionado es exclusiva de cada una de ellas porque el inspeccionado, aun siendo el empresario, no goza de autoridad para obligar a otras personas a identificarse, si no quisieran hacerlo.
No obstante, con independencia de que la persona en cuestión se niegue a identificarse, el empresario debe estar en condiciones de poder explicar las razones de la presencia de las personas que se encuentren en el centro de trabajo, especialmente de las que se encuentren realizando alguna actividad.
Y la negativa a identificarse o a identificar o dar razón de su presencia sobre las personas que se encuentren en dicho centro realizando cualquier actividad está considerada como una infracción por obstrucción muy grave, que puede dar lugar a la imposición de la sanción correspondiente (entre entre 7.501 y 225.018 euros); como hemos señalado.
Una vez que el Inspector o Subinspector ha entrado en el centro de trabajo debemos saber que, conforme a la Ley, puede practicar cualquier diligencia de investigación, examen, reconstrucción o prueba que consideren necesaria.
Asimismo, puede examinar en el centro de trabajo todo tipo de documentación para verificar el cumplimiento de la legislación del orden social, tales como: libros, registros, incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético (para los que habrá que facilitarle las claves), declaraciones oficiales y contabilidad; documentos de inscripción, afiliación, alta, baja, justificantes del abono de cuotas o prestaciones de Seguridad Social; documentos justificativos de retribuciones; documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales y cualesquiera otros relacionados con las materias sujetas a inspección.
Igualmente, puede requerir que dicha documentación le sea presentada en las oficinas de la ITSS y a que se le suministre en soporte electrónico, si así se conserva.
Es importante saber que la documentación citada solo puede ser entregada a la Inspección de Trabajo por el titular o por personas con autoridad dentro de la empresa; por lo que, si en el momento de llevarse a cabo la visita no está presente el titular o una persona con autoridad en la empresa, el Inspector no podrá acceder a esa información en ese momento. En este caso, lo que sí puede hacer el Inspector es requerir la comparecencia del inspeccionado ante el funcionario actuante para aportar la documentación que se le señale en un momento posterior.
La Inspección también puede tomar o sacar muestras de sustancias y materiales utilizados o manipulados en el establecimiento, realizar mediciones, obtener fotografías, videos, grabación de imágenes, levantar croquis y planos, siempre que se notifique al empresario o a su representante, y obtener copias y extractos de todos los documentos mencionados anteriormente.
Otra cuestión importante a tener en cuenta es que la Inspección de Trabajo puede adoptar, en cualquier momento del desarrollo de las actuaciones, las medidas cautelares que considere oportunas y sean proporcionadas, para impedir la destrucción, desaparición o alteración de la documentación citada anteriormente, siempre que no cause perjuicio de difícil o imposible reparación a los inspeccionados o implique violación de sus derechos.
No obstante, lo cierto es que no resulta muy frecuente la adopción de medidas cautelares y, en caso de adoptarse, debe hacerse de forme restrictiva, en cuanto que dichas medidas afectan a la actividad de la empresa y a los derechos del empresario.
Recomendaciones al empresario ante una Inspección
- Estar preparados en todo momento. La Inspección puede realizarse por sorpresa, entrando libremente y sin previo aviso en el centro de trabajo.
- No obstaculizar la entrada de la Inspección ni las labores de inspección. Recuérdese, en este sentido, la presunción de certeza de las comprobaciones inspectoras que proclama la citada norma.
- Permitir las entrevistas a los trabajadores y responder al requerimiento de identificación de cualquier persona que se encuentre en el centro de trabajo.
- Permitir y colaborar en cualesquiera diligencias de investigación, examen, reconstrucción o prueba.
- En caso de que el centro de trabajo sea un domicilio particular, el Inspector necesitará consentimiento expreso. El empresario puede exigir la correspondiente autorización judicial.
- Conservar, de forma actualizada y bajo control, la documentación de la empresa, incluida la que justifica el ERTE, si es el caso. Un error en los datos suministrados podría provocar la pérdida de las exenciones de la Seguridad Social de toda la plantilla; del mismo modo, un fallo esencial en la documentación de los trabajadores autónomos podría llevar a la devolución de las cuotas sociales.
- Facilitar toda la documentación que se precise a la Inspección. Se castiga la destrucción o manipulación de documentos, incluyendo libros, registros, programas informáticos y archivos en soporte magnético, declaraciones oficiales y contabilidad; documentos de inscripción, alta, baja, justificantes de abono de cuotas o prestaciones de Seguridad Social; documentos justificativos de retribuciones; documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales, etc.
- Acompañar, si se exige este extremo, al Inspector durante su labor. Entre las prerrogativas de estos funcionarios, se les permite hacerse acompañar en las visitas por el empresario o su representante, los trabajadores, sus representantes y por los peritos y técnicos de la empresa o de sus entidades asesoras que estimen necesario para el mejor desarrollo de la función inspectora, así como por peritos o expertos pertenecientes a la Administración u otros habilitados oficialmente.
9. Si se nos ha notificado convenientemente, se permitirá tomar o sacar muestras de sustancias y materiales utilizados o manipulados en el establecimiento, realizar mediciones, obtener fotografías, vídeos, grabación de imágenes y levantar croquis y planos.
