Una consulta vinculante de la Dirección General de Tributos ha abierto la puerta a que los autónomos también puedan deducirse el IVA del combustible aunque lo hayan usado en un vehículo que no es el suyo. A pesar de ello, los expertos advierten que el carburante sigue siendo uno de los gastos más difíciles de justificar.
La Agencia Tributaria ha abierto la puerta a que los autónomos puedan también deducirse el IVA (entendemos que podremos defender una postura similar ante el IGIC) del combustible y otros gastos asociados al vehículo, aunque este vehículo no esté a su nombre. Siempre y cuando, eso sí, puedan demostrar que el carburante que han repostado en otro coche estaba realmente vinculado a su actividad, es decir, que lo han usado para ir a ver a un cliente, al gestor o a un proveedor.
Según estableció recientemente la Dirección General de Tributos (DGT), organismo dependiente de la Agencia Tributaria, a través de una resolución vinculante, a nivel de deducción de IVA, los gastos derivados del vehículo son una cosa, y el propio vehículo es otra diferente. No es raro que un autónomo utilice de vez en cuando o de forma habitual un coche o una furgoneta que no está a su nombre, bien porque acaba de iniciar su actividad y coge prestado el coche de un amigo o de sus padres para desplazarse, o bien porque tiene el suyo averiado y utiliza otro.
En este supuesto, «el ejercicio del derecho a la deducción de las cuotas soportadas por la adquisición de combustible o por las reparaciones o revisiones a que se someta un vehículo debe desvincularse del aplicable a la propia adquisición del mismo», por lo que se dejaría abierta la posibilidad de que los profesionales por cuenta propia puedan deducirse los gastos de vehículos que no sean de su propiedad.
Sin embargo, debemos insistir en la necesidad de acreditarlo bien, de generar medios de prueba suficientes que acrediten que el gasto asociado al vehículo tiene una afectación a la actividad del empresario.
De hecho, «si deducirse el carburante normalmente es complicado por todas las pruebas que hay que aportar en un posible requerimiento, en este caso, la demostración es doble. Por un lado, el autónomo va a tener que demostrar que ese vehículo que está a nombre de otra persona lo estaba utilizando él en el momento de repostar. Por otro lado, tendrá que acreditar que ese uso que le estaba dando estaba relacionado con su actividad”
Cabe recordar que la deducción de los gastos derivados del uso de un vehículo para la actividad profesional y el coste del combustible es una de las principales luchas que los autónomos mantienen con Hacienda. Estos gastos encabezan la lista de los más difíciles de justificar ante la Agencia Tributaria para el colectivo ya que, normalmente, la Administración suele cuestionar este tipo de costes alegando que es casi imposible probar que el combustible del vehículo se ha utilizado única y exclusivamente para el desarrollo de la actividad.
Ahora bien, los autónomos tienen dos cosas a su favor en este caso. La primera es que los tribunales están dando cada vez más la razón a los profesionales en este sentido y les permiten deducirse los gastos derivados del vehículo. Muchos juzgados están cuestionando el hecho de por qué Hacienda permite deducirse los billetes de tren o avión a los autónomos que viajan porque es imprescindible para su actividad, pero sin embargo, cuando se desplazan en un coche, les dice que esa gasolina no es deducible. Los tribunales entienden que «se esta maltratando o haciendo un peor trato hacia aquellos profesionales por cuenta propia que llevan su coche que a los que van en otro medio de transporte, y se están posicionando en contra”.
La segunda cosa que pueden tener los autónomos a su favor en caso de comprobación, son las pruebas, que siempre se tienen que guardar y que deben ser lo más exhaustivas posible. En IVA/IGIC, la Ley es clara con la adquisición de un vehículo, se puede deducir sólo al 50% si no se es agente comercial, transportista, u otro tipo de autónomo y Hacienda no suele poner trabas en este caso. El combustible y los gastos derivados es una cuestión aparte y aquí impera el principio de correlación de gastos y actividad. El autónomo tiene que tener las pruebas suficientes para acreditar que ese combustible se ha usado sola y exclusivamente para recorrer una determinada distancia para ver a un cliente o hacer otra cuestión directamente relacionada con su negocio, que no sea desplazarse de casa al trabajo.
La factura del carburante con nombre del autónomo y matricula del vehículo es lo básico
Esto, es complicado pero no imposible. Es conveniente demostrar a través de las facturas que el carburante que hemos repostado y deducido coincide con los kilómetros que hemos recorrido para ver a cada uno de nuestros clientes. Hoy en día tenemos cada vez mas herramientas como Google maps para medir las distancias de un lugar a otro.
En el caso concreto que trata la resolución de la DGT, «considero que lo que debería hacer el autónomo en un primer momento es especificar su relación con la persona que le ha dejado el coche. Si no es un alquiler y se lo está dejando gratuitamente, estaría bien que pudiera aportar antes de nada pruebas como mensajes de habérselo pedido, por ejemplo, para ver a un cliente. Pero, en todo caso, lo más importante es que en la factura aparezca su nombre y DNI, y la matricula del vehículo prestado».
Que el carburante repostado coincida lo máximo posible con los desplazamientos para ver a clientes
Después llegaría el momento de acreditar que ese combustible que se ha repostado ha sido utilizado para ver a un cliente o a un proveedor, por ejemplo. «Aquí es muy importante tener bien cuadradas todas las visitas, con fecha y hora de los viajes que se han hecho para visitar a estos clientes. Y también sería recomendable guardar pruebas, como conversaciones o contratos, que certifiquen que realmente se ha ido a ver a ese cliente”.
Por lo tanto, sería más que recomendable que el conjunto del gasto que se haya incluido para deducir en IVA coincida lo máximo posible con los kilómetros recorridos para ver a cada cliente. Si por ejemplo, el negocio de un autónomo está en una dirección a 20 kilómetros de la dirección de su cliente y ha ido diez veces a verlo, podría deducirse el combustible de la ida y la vuelta, por lo tanto un total de 400 km. Si el vehículo gasta un litro de combustible por cada 10 kilómetros, el autónomo no debería deducirse más de 40 litros de combustible.
Incluir gastos con lógica y, ante la duda, mejor no incluirlos
La Ley puede decir que un gasto es deducible, pero la carga de la prueba cae en el contribuyente y estos gastos son siempre complicados de acreditar. Aquí entrará en juego las pruebas que reúna el autónomo y también la lógica que aplique: si el vehículo es de su madre, si lo ha utilizado para pocos kilómetros, si ha repostado cerca de su domicilio y si puede acreditar las visitas a clientes, en principio y teóricamente, no tendría que haber problema. Cuestión diferente es intentar deducir el combustible de 5.000 kilómetros y que, además, se haya repostado y usado en días festivos, por ejemplo. En este caso, es muy probable que no se vaya a admitir
¿Qué pruebas admite Hacienda para justificar que un gasto es deducible?
El problema viene a la hora de discernir lo que de verdad está directa y exclusivamente relacionado con la actividad del autónomo y lo que se puede justificar como tal. Para acreditarlo, la ley hace referencia a la factura como un medio prioritario, pero no absoluto para acreditar un gasto. «No olvidemos que una factura, a fin de cuentas, no deja de ser un documento privado de Word o PDF. Un documento esencial, pero la mayoría de las veces insuficiente para Hacienda. Casi siempre, en las comprobaciones se piden otras pruebas complementarias a la factura»
Ejemplos de documentos que se podrían aportar más allá de la factura
De hecho, en la normativa se dice que serán válidos para justificar la deducibilidad de un gasto «cualquier medio de prueba admitido en derecho». Estos documentos diferentes a la factura no sólo sirven sino que muchas veces pueden decantar la balanza y hacer que la Agencia Tributaria admita o no una determinada deducción. La Agencia Tributaria mide bien su energía y hace siempre un primer cribado. En él, pide los registros de facturas. Y, por más que se tenga la factura, si no está registrada, no hay nada que hacer. Si lo está, llega la segunda fase, que es cuando los funcionarios dicen que necesitan más acreditación de la deducción de ese gasto por que creen que no ha existido o está poco justificado. Aquí es cuando empieza la búsqueda de cualquier prueba.
Éstas serían algunas de las pruebas que se podrían aportar:
- Un mensaje de Whatsapp o SMS
- Un email en el que se comunica a un cliente , por ejemplo, que se le va a enviar un detalle o invitarle a comer/cenar
- Una llamada telefónica
- Una fotografía, por ejemplo, comiendo con un cliente o de un despacho para demostrar que un determinado mobiliario comprado se encuentra en el negocio
- Un vídeo para demostrar que el autónomo estuvo en un determinado lugar o con una determinada persona
- Un mensaje de voz en el que se informa, por ejemplo, de una próxima cita al abogado o gestor
- Un ticket de aparcamiento con registro de matricula
- Geolocalización del teléfono o del vehículo para demostrar que el autónomo viajó o se desplazó a un determinado lugar
- Una transferencia bancaria
- Un justificante (a poder ser apuntando el concepto) de un pago por Bizum
- Un post o mensaje en Redes Sociales para organizar un evento, una cena de Navidad de la empresa…La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica se pueden garantizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
