En los supuestos en los que un socio minoritario siempre se opone a los acuerdos o intenta poner trabas. Ahora, tras cerrar el ejercicio, seguramente dicho socio minoritario solicite una auditoría con cargo a la empresa. ¿Cómo podemos anticiparnos?
Auditoría. En las sociedades no obligadas a auditar sus cuentas, los socios con un 5% o más de capital pueden solicitar dicha auditoría dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. Esto acarreará gastos (los honorarios del auditor los paga la sociedad, no el solicitante) y molestias (el auditor –un tercero designado por el registro– estará semanas pidiendo documentos, incluso de ejercicios anteriores, etc.). Pero la empresa puede adelantarse
Podemos nombrar una auditoría voluntaria
Auditoría Voluntaria. Sería una opción inteligente adelantarnos y hacer que sea la propia sociedad la que acuerde que las cuentas sean auditadas (sin esperar a que lo soliciten los socios minoritarios). De esta forma, el auditor nombrado será quien decida la Sociedad. Aunque puede designarlo el propio administrador, es conveniente que lo haga la junta de socios, así no evitamos el reproche de incurrir en un gasto innecesario para la sociedad. Recomendamos actuar del siguiente modo:
- Convocar la junta para acordar la auditoría, indicando en el acuerdo el nombre del auditor al que quiere nombrar.
- Una vez adoptado el acuerdo, emita un certificado con firma legitimada notarialmente para presentar en el Registro Mercantil. El auditor nombrado también deberá presentar otro aceptando el cargo.
- Tras presentar el nombramiento en el registro, a la hora de depositar las cuentas deberá adjuntar el informe de auditoría.
Si el socio ha tramitado su auditoría forzosa antes, prevalecerá ésta en vez de la voluntaria pedida por usted. Valore los tiempos para decidir si se arriesga a nombrar auditor como administrador o si espera al acuerdo de la junta.
Todo en orden y documentado
Contabilidad. Sea quien sea el auditor, haga un repaso a la contabilidad para que el informe de auditoría resulte impecable. Algunos ejemplos de ajustes que podría realizar son los siguientes:
- Compense cuentas de activo y pasivo. Por ejemplo, si en el activo hay una partida de 10.000 euros que usted adeuda a la sociedad, pero a la vez hay una partida en el pasivo de 30.000 euros por préstamos que la sociedad le debe a usted, compense ambas cuentas. Apunte. Elabore el oportuno documento o acuerdo con la sociedad para que acabe quedando exclusivamente la cuenta de pasivo con importe de 20.000 euros.
- Limpie viejos saldos que se arrastren históricamente ajustándolos a la realidad. Por ejemplo, si hay clientes que nunca pagaron las facturas, compútelos como incobrables: así desaparecerán del activo y serán un gasto del ejercicio. Puede usar la memoria de las cuentas anuales para aclarar este movimiento.
- Guarde soporte documental de todos los movimientos contables.
Auditor. Al ser una auditoría voluntaria, el nombramiento pueden hacerlo por un año, y cada año pueden decidir si auditan o no (a diferencia de las sociedades obligadas a auditarse, en las que el nombramiento se hace mínimo por tres años). Si inscribe el nombramiento de auditor antes de cerrar el año, se avanzará al socio minoritario, ya que este solo puede solicitarlo tras el cierre del ejercicio social.
